Sistem Informasi Berbasis Komputer (CBIS)

Sistem Informasi Berbasis Komputer

Untuk Pengelolaan Sekolah

A. Pendahuluan

Dewasa ini persaingan antara sumber daya manusia semakin hari semakin terasa sangat ketat, hal ini tidak terlepas dari perkembangan dunia yang menuntut tersedianya sumber daya manusia yang berkualitas. Kualitas sumber daya manusia salah satunya di tentukan oleh berapa lama manusia tersebut mengenyam pendidikan formal maupun non formal, sebab melalui pendidikan manusia akan menjadi tahu dariapa yang mereka tidak ketahui. Jejang pendidikan di negara kita sudah sangat memadai mulai dari Sekolah dasar sampai ke perguruan tinggi, tinggal bagaimana para peserta didik bersedia

mengikuti serta mentaati semua kurikulum yang ada pada lembaga pendidikan, setelah para peserta didik bersedia untuk didik serta dibina maka kesiapan lembaga pendidikanlah yang pada akhirnya menentukan kualitas peserta didiknya setelah mereka selesai mengenyam pendidikan pada lembaganya masing-masing. Persaingan antara lembaga pendidikan khususnya sekolah menengah atas kian hari kian kuat saja, hal ini memaksa sekolah-sekolah yang ada berlomba-lomba menawarkan pelayanan terbaik bagi calon peserta didiknya. Persaingan yang kian menguat tidak akan menjadi masalah besar bagi sekolah-sekolah yang notabenenya milik pemerintah atau negeri, sebab untuk sekolah negeri mereka mendapatkan bantuan faslitas dari pemerintah di bandingkan dengan sekolah swasta. Sejalan dengan perkembangan dunia teknologi setiap sekolah dituntut untuk memasukan teknologi khususnya teknologi informasi sebagai bagian dari kurikulum pendidikan di sekolah bersangkutan, dengan masuknya teknologi informasi kedalam kurikulum sekolah diharapkan lulusannya kelak memiliki keterampilan lain disamping pengetahuan-pengetahuan inti yang mereka dapatkan selama mengikuti proses pembelajaraan di sekolah.

Masuknya teknologi informasi pada setiap sekolah juga dapat meningkatkan

daya saing sekolah bersangakutan dengan sekolah lain, betapa tidak dengan adanya teknologi informasi segala informasi yang berkaitan dengan sekolah akan mudah dan cepat di akses bagi mereka yang membutuhkan khususnya calon siswa baru. Disamping hal tersebut diatas teknologi informasi pun akan dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi bagi para pemegang kebijakan di sekolah untuk mengambil keputusan yang tepat sehingga sedini mungkin kesalahan akan dapat diminimalisir.

B. Pengertian dasar dan azaz sistem informasi

1. Pengertian dasar Sistem Informasi

Keterpaduan informasi merupakan hasil yang diharapkan dari upaya

pengembangan sistem informasi. Oleh karena itu, perlu lebih dahulu

dikemukakan beberapa pengertian dasar dan azaz-azaz sistem informasi.

Sistem diartikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berkaitan

untuk secara bersama-sama menghasilkan satu tujuan. Mengenai hirarki

pengelompokkannya, dapat dikemukakan bahwa apabila suatu komponen di

dalam suatu sistem membentuk sistem sendiri maka komponen ini dinamakan

subsistem dan seterusnya sehingga akan ada nama-nama modul, submodul,

aplikasi dan subaplikasi. Hirarki ini berlaku relatif, tergantung dari jenjang

manajerial manakah dimulainya. Informasi diartikan sebagai hasil pengolahan data yang digunakan untuk suatu keperluan, sehingga penerimanya akan mendapat rangsangan untuk melakukan tindakan. Data adalah fakta yang jelas lingkup, tempat dan waktu-nya.

Data diperoleh dari sumber data primer atau sekunder dalam bentuk berita tertulis atau sinyal elektronis. Pengertian informasi dan data berlaku sangat relative tergantung pada posisinya terhadap lingkup permasalahannya. Jenis jenis informasi dapat dipandang dari 3 segi yaitu manajerial, sumber dan rutinitasnya. Dari segi manajerialnya dibagi tiga jenis:

1. informasi strategis

2. informasi taktis

3. informasi operasional

Informasi strategis adalah informasi yang digunakan untuk kegiatan

manajerial tingkat atas (top manajemen) dan umumnya mempunyai daya jangkau untuk waktu 5 sampai 15 tahun bahkan mungkin 75 tahun. Informasi taktis digunakan untuk manajerial tingkat menengah (midle manajemen) pada umumnya dengan daya jangkau satu tahun. Sedangkan informasi operasional adalah informasi yang digunakan oleh kegiatan manajerial tingkat bawah (low

manajerial) dan pada umumnya mempunyai daya jangkau dalam hitungan

beberapa hari.

Informasi dilihat dari sumbernya dibagi menjadi dua jenis: internal dan eksternal. Informasi internal adalah informasi yang menggambarkan keadaan

(profile), dan informasi eksternal adalah informasi yang menggambarkan ada

tidaknya perubahan di luar organisasi itu. Informasi eksternal lebih banyak

digunakan oleh kegiatan manajerial tingkat atas. Jenis informasi dibagi menjadi

informasi insendentil dan rutin. Informasi rutin digunakan secara periodik

terjadwal dan digunakan untuk penanggulangan masalah-maslaah rutin. Infomasi insendentil diperlukan untuk penanggulangan masalah-masalah khusus. Pengertian sistem informasi dapat dilihat dari segi fisik dan fungsinya.

Dari segi fisiknya dapat diartikan susunan yang terdiri dari perangkat keras,

perangkat lunak dan tenaga pelaksananya yang secara bersama-sama saling

mendukung untuk menghasilkan suatu produk. Sedangkan dari segi fungsi informasi merupakan suatu proses berurutan dimulai dari pengumpulan data dan diakhiri dengan komunikasi/desiminasi. Selanjutnya sistem informasi dikatakan berdaya guna jika mampu menghasilkan informasi yang baik, tinggi akurasinya, tepat waktu, lengkap dan ringkas isinya. Akurasi adalah ukuran berupa rasio antara jumlah informasi yang benar dan tidak benar. Suatu sistem dikatakan mempunyai akurasi tinggi apabila akurasinya sebesar 95%. Namun akurasi tinggi tidak akan berguna apabila kedatangannya terlambat dan tidak teratur. Oleh karena itu sistem informasi dituntut untuk lengkap, ringkas dan teratur sehingga tidak memusingkan pengguna informasi tersebut.

2. Azaz -azaz sistem informasi

Azaz -azaz di sini berupa prinsip yang menjiwai sistem informasi baik pengembangan, pemeliharaan dan peng- operasiannya. Untuk lingkungan perpustakaan ada lima azaz yaitu:

1. azaz satu pengelola,

2. kepekaan.

3. kesederhanaan, dan Azaz pengelola. Suatu sistem informasi dapat diselenggarakan apabila ada suatu unit kerja yang diberi tanggug jawab untuk mengelolanya.Tugas pengelola ini adalah melaksanakan koordinasi dalam pengembangan, pemeliharaan dan pengoperasian, melayani permintaan data, pengembangan teknik atau metode analisis dalam rangka pendayagunaan informasi, dan bertanggung jawab atas semua kualitas data dan informasi yang dihasilkan. Azaz kepekaan. Sistem informasi dapat berguna apabila memberi layanan sesuai dengan apa yang seharusnya diperlukan. Untuk itu diperlukan peremajaan (update) agar penyusunan informasi sesuai dengan keadaan lapangan. Suatu mekanisme yang harmonis antara sumber data dengan pusat pe-nyimpanan data harus saling menguntungkan. Dalam pada itu informasi yang dihasilkan harus mempunyai beragam bentuk dan secara langsung mampu memberikan semacam "warning" kepada penerima informasi tentang adanya faktor-faktor negatif yang perlu segera ditanggulangi. Azaz kesederhanaan. Sistem informasi harus tersusun dari serangkaian perangkat keras, perangkat lunak dan juga prosedur yang mudah dimengerti maupun dioperasikan serta dipelihara oleh seluruh unit kerja, agar dapat dihindari kemungkinan kesalahpahaman atau peluang terjadinya penyimpangan. Untuk itu harus ada ketentuan yang jelas dan sistematik dalam membantu terselenggaranya perputaran roda sistem informasi manajemen. Dari semua pengertian dasar dan azaz-azaz ini, serta saling keterkaitan yang terkandung di dalamnya maka dapat ditarik beberapa kesimpulan di mana secara ringkas dapat dinyatakan bahwa:

1. Ouput dari sistem informasi adalah informasi. Relevansi dan kualitas

informasi yang dihasilkan tergantung sepenuhnya pada keinginan manusia.

Sistem informasi harus mengandung empat komponen, yaitu: data, pe-rangkat

keras, perangkat lunak, dan manusia. Perangkat keras maupun perangkat

lunak hanya merupakan alat bantu yang tidak akan melakukan apapun apabila

tidak ada data yang diproses dan tidak ada yang memerintahkan. Ada tiga

peranan manusia yang diperlukan oleh sistem informasi yatiu sebagai pemberi

data, pengolah, dan pengguna data. Ketiga peranan ini merupakan satu

kesatuan yang tidak terpisahkan di mana yang satu tidak merasa lebih penting

dari yang lain. Peranan ini tidak ada hubungannya dengan jabatan struktural

dan berlaku sangat relatif terhadap lingkup permasalahannya.

2. Sistem informasi harus mempunyai kejelasan tujuan dan bukan berarti

komputerasasi total. Komputerisasi hanya dikenakan secara selektif terhadap

aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan data yang berskala besar tapi

memerlukan proses yang menuntut ketelitian dan kecepatan tinggi di mana

pekerjan secara manual sudah tidak mungkin dipertahankan.

3. Sistem informasi adalah proses yang berlangsung secara periodik dan

beroperasi dalam suatu siklus yang bergerak secara teratur. Oleh karena itu,

suatu sistem informasi lebih beroreintasi pada informasi yang bersifat rutin.

4. Sistem informasi memerlukan satu pengelola yang berperanan sebagai

koordinator baik dalam pemeliharaan maupun dalam pengembangannya. Ini

berarti bahwa sistem informasi perlu diwadahi dalam bentuk fungsi tersendiri

dari suatu organisasi atau unit kerja. Dari konsepsi teoritis diatas jika dikaitkan dengan pengelolaan perpustakaan maka system informasi diperpustakaan harus di kelola oleh tenaga

yang professional yang memiliki keahlian dalam menata dan menyimpan

literature sehingga memudahkan pengunjung dalam mencari literature yang di

perlukan. Dalam penyimpanan penataan buku sebagaimana perlu di ingat aspekaspek kepekaan, dalam arti dalam menata buku harus mampu memberikan

pelayanan terbaik baik para pengunjung, aspek Kesederhanaan artinya penataan buku harus memudahkan para pengunjung dalam mencari literaturnya sebab yang mereka butuhkan adalah informasi.

C. Sistem Informasi Berbasis Komputer

Sistem informasi berbasis computer secara sederhana adalah segala bentuk

penyajian informasi dengan menggunakan media computer hal ini dilakukan untuk

memudahkan serta kerapihan kearsipan yang mungkin dapat berguna di kemudian hari. Syarat berjalannya system informasi berbasisi computer adalah :

1. Basic Data

Data merupakan input dalam sistem informasi berbasis computer yang

kemudian akan di olah menjadi informasi yang lebih mudah di fahami oleh

pihak lain. Contoh basic data adalah :

a. Profile Sekolah

b. Data Base Kurikulum

c. Data Base Siswa yang ada

d. Data Base Guru

e. Data Base Nilai

2. Hardware

Hardware atau perangkat keras merupakan alat yang di gunakan untuk

menyimpan data-data yang akan di oleh menjadi informasi. Contoh

hardware

a. Monitor

b. CPU

c. Keyboard

d. Mouse

e. Hard Disk

f. Stabilizer

g. UPS

h. Flashdisk

3. Software

Software atau perangkat lunak merupakan program yang dapat digunakan

untuk mengolah data. Contoh software :

a. Microsoft Acces

b. Microsoft Excel

c. Microsoft Word

d. Microsoft Power Point

e. Visual Basic

4. Operator

Operator adalha orang yang dapat mengoperasikan computer dan mampu

mengolah data menjadi informasi yang lebih mudah untuk di fahami

D. Kendala-kendala berkaitan dengan SIM berbasis IT

Seperti telah di ulas sebelumnya bahwa terdapat perbedaan antara sekolah

swasta dengan sekolah negeri, bagi sekolah negeri untuk mengadakan fasilitas teknologi informasi mungkit tidak begitu sulit hal ini berbeda dengan sekolah swasta untuk mengadakan fasilitas teknologi informasi mereka harus cermat dalam mengalokasikan sumber dana sebab di sekolah swasta tenaga pengajarnya pun lebih banya guru swasta.

E. Penutup

Keberdaan teknologi informasi dirasakan sangan perlu dan sangat membantu

dalam pelaksanaan manajerial sekolah, jika hal ini dilakukan pihak sekolah akan sangat mudah dalam memberikan informasi kepada pihak lain atau pihak sekolah akan sangat mudah mengakses informasi yang datangnya dari luar yang mungkin sangat berguna bagi perkembangan sekolah. Disamping itu dengan adanya system infomasi berbasis computer juga akan

meningkatkan daya saing sekolah juga dapat meningkatkan pelayanan bagi para peserta didik dilingkungan sekolah bersangkutan.

Link yang bersangkutan : CBIS untuk pengelolaan sekolah.